Algemene Voorwaarden – QL-Executive

Artikel 1 – Definities

In deze voorwaarden wordt verstaan onder:

• Bureau: De rechtspersoon of onderneming die executive search-diensten verleent aan de opdrachtgever. Of te wel Q-Logic BV of gelieerde ondernemingen zoals Q-logic Coöperatie U.A.
• Opdrachtgever: De natuurlijke of rechtspersoon die het bureau een opdracht heeft gegeven tot het werven en selecteren van kandidaten voor (executive) functies.
• Kandidaat: De door het bureau aan de opdrachtgever voorgestelde persoon, met wie de opdrachtgever mogelijk een arbeidsovereenkomst of een andere vorm van samenwerking aangaat.
• Opdracht: De schriftelijke overeenkomst tussen het bureau en de opdrachtgever, waarin de inhoud, reikwijdte, duur, honorarium en overige voorwaarden van de executive search-diensten zijn vastgelegd.
• Honorarium: De vergoeding voor de dienstverlening van het bureau, exclusief BTW en eventuele kosten.
• Kosten: Door het bureau gemaakte of te maken externe kosten, zoals advertentiekosten, reis- en verblijfskosten, assessmentkosten en overige onkosten.
• Bruto jaarsalaris: Het overeengekomen basissalaris op jaarbasis, inclusief vakantiegeld, vaste bonussen, dertiende maand, en overige vaste emolumenten.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

2.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen, overeenkomsten en opdrachten tussen het bureau en de opdrachtgever.
2.2. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien schriftelijk overeengekomen.
2.3. Eventuele algemene voorwaarden van de opdrachtgever zijn uitdrukkelijk uitgesloten, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Artikel 3 – Totstandkoming van de overeenkomst

3.1. De overeenkomst komt tot stand zodra de opdrachtgever de door het bureau uitgebrachte offerte, opdrachtbevestiging of overeenkomst schriftelijk of per e-mail heeft aanvaard, dan wel zodra het bureau feitelijk aanvangt met de uitvoering van de werkzaamheden.
3.2. Indien de opdrachtgever wijzigingen aanbrengt in de opdrachtbevestiging, maakt deze wijziging slechts deel uit van de overeenkomst indien deze uitdrukkelijk schriftelijk door het bureau is bevestigd.

Artikel 4 – Uitvoering van de opdracht

4.1. Het bureau zal zich naar beste inzicht en vermogen inspannen om geschikte kandidaten te werven en selecteren. Het bureau kan echter niet garanderen dat de opdrachtgever een geschikte kandidaat zal vinden.
4.2. De opdrachtgever dient tijdig en volledig alle informatie te verstrekken die noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht. Het bureau mag uitgaan van de juistheid en volledigheid van deze informatie.
4.3. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de uiteindelijke beslissing tot het aangaan van een arbeidsovereenkomst of andere vorm van samenwerking met een kandidaat.
4.4. Het bureau is gerechtigd om derden in te schakelen voor de uitvoering van de opdracht, mits dit de kwaliteit van de dienstverlening niet schaadt.

Artikel 5 – Exclusiviteit

5.1. Tenzij anders overeengekomen, verleent de opdrachtgever de opdracht op exclusieve basis aan het bureau voor de duur van de procedure.
5.2. Gedurende de looptijd van de exclusiviteit zal de opdrachtgever geen gelijke of vergelijkbare opdracht verstrekken aan een andere partij zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het bureau.

5.3. Indien de opdrachtgever bij aanvang of gedurende de uitvoering van een Opdracht rechtstreeks in contact komt met kandidaten voor de open positie, zal hij deze kandidaten doorverwijzen naar bureau. Bureau neemt hen vervolgens mee in de procedure en zal hen toetsen op geschiktheid. Indien een van deze kandidaten bij de opdrachtgever in dienst treedt is het reguliere volledige honorarium bij benoeming verschuldigd.

Hierbij worden met name maar niet limitatief genoemd:

• kandidaten uit het relatienetwerk van de opdrachtgever die zich bij de opdrachtgever gemeld hebben;
• kandidaten die door de opdrachtgever op de open positie geattendeerd zijn;
• kandidaten die door anderen, waaronder intermediairs, bij de opdrachtgever worden voorgedragen;
• kandidaten die rechtstreeks met de opdrachtgever contact opnemen met betrekking tot de Opdracht of een advertentie die in het kader van de Opdracht is geplaatst.

Artikel 6 – Honorarium en kosten

6.1. Het honorarium bedraagt een percentage van het overeengekomen bruto jaarsalaris van de geplaatste kandidaat, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
6.2. Het honorarium is doorgaans als volgt verschuldigd:

• Eerste termijn (startfee): bij ondertekening van de overeenkomst, 1/3 van het verwachte honorarium.
• Tweede termijn (shortlistfee): bij presentatie van één of meerdere kandidaten, 1/3 van het honorarium.
• Derde termijn (placementfee): bij ondertekening van de arbeidsovereenkomst of overeenkomst van opdracht met de kandidaat, 1/3 van het honorarium.

6.3. Kosten zoals advertentiekosten, reis- en verblijfskosten, assessments en overige externe kosten worden separaat in rekening gebracht en zijn voor rekening van de opdrachtgever, mits vooraf overeengekomen.

6.4. Vrije introductiehonorarium – Indien consultants van bureau kandidaten spreken die interessant zijn voor onze vaste opdrachtgevers, kunnen deze kandidaten op vrije basis worden geïntroduceerd. In dat geval wordt gesproken over een vrije introductie. Bij benoeming van een kandidaat na vrije introductie wordt een derde van het bruto jaarinkomen in rekening gebracht, tenzij opdrachtgever met bureau anders is overeengekomen.

6.5. Alle bedragen zijn exclusief BTW en dienen te worden voldaan binnen 14 dagen na factuurdatum.
6.6. Bij niet-tijdige betaling is de opdrachtgever zonder nadere ingebrekestelling in verzuim en is wettelijke rente en (buiten)gerechtelijke incassokosten verschuldigd.

Artikel 7 – Garantie en vervangingsregeling

7.1. Indien de arbeidsovereenkomst of samenwerking tussen de opdrachtgever en de kandidaat binnen zes maanden na indiensttreding wordt beëindigd, zal het bureau zich inspannen om kosteloos eenmalig een vervangende kandidaat te werven.
7.2. Deze regeling is niet van toepassing indien:

• De beëindiging plaatsvindt wegens reorganisatie, functiewijziging of andere omstandigheden die buiten de invloedssfeer van het bureau liggen.
• De opdrachtgever de kandidaat niet op juiste wijze heeft begeleid of ingewerkt.

7.3. Kosten voor advertenties, assessments en andere bijkomende diensten voor de vervangende kandidaat zijn voor rekening van de opdrachtgever.

Artikel 8 – Aansprakelijkheid

8.1. Het bureau is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, die voortvloeit uit het handelen of nalaten van de kandidaat of de beslissing van de opdrachtgever om een arbeidsrelatie aan te gaan met de kandidaat.
8.2. Het bureau is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde winst, gemiste besparingen, of gevolgschade.
8.3. De aansprakelijkheid van het bureau is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat in rekening is gebracht voor de betreffende opdracht.
8.4. Schadeclaims dienen binnen 30 dagen na ontdekking schriftelijk en gemotiveerd bij het bureau te worden ingediend, op straffe van verval van rechten.

Artikel 9 – Vertrouwelijkheid en privacy

9.1. Beide partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie, inclusief persoonsgegevens, die zij in het kader van de opdracht verkrijgen.
9.2. Het bureau verwerkt persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en heeft passende maatregelen getroffen om de vertrouwelijkheid en integriteit van persoonsgegevens te waarborgen.
9.3. De opdrachtgever zal de ontvangen gegevens van kandidaten uitsluitend gebruiken voor de beoogde wervings- en selectiedoeleinden en dus niet aan derden verstrekken.

Artikel 10 – Annulering en opschorting

10.1. De opdrachtgever kan de opdracht slechts annuleren met inachtneming van een opzegtermijn van één maand, tenzij anders overeengekomen.
10.2. In geval van annulering is de opdrachtgever verplicht om de reeds verrichte werkzaamheden en gemaakte kosten volledig te vergoeden, met een minimum van de tot dan toe verschuldigde honorariumtermijnen.
10.3. Het bureau is gerechtigd de uitvoering van de opdracht op te schorten indien de opdrachtgever zijn verplichtingen niet nakomt, zoals het niet tijdig verstrekken van informatie of het niet betalen van facturen.

Artikel 11 – Non-sollicitatie

11.1. De opdrachtgever zal gedurende de looptijd van de opdracht en tot 24 maanden na afronding daarvan geen rechtstreeks contact zoeken met door het bureau voorgestelde kandidaten voor andere functies dan de beoogde functie, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
11.2. Bij overtreding van dit artikel is de opdrachtgever een direct opeisbare boete verschuldigd ter hoogte van 100% van het honorarium dat bij plaatsing van de kandidaat zou zijn verschuldigd.

Artikel 12 – Intellectueel eigendom

12.1. Alle rechten van intellectueel eigendom op door het bureau ontwikkelde documenten, rapportages, profielen en andere materialen blijven bij het bureau berusten, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.
12.2. De opdrachtgever verkrijgt uitsluitend het recht om de geleverde materialen te gebruiken voor het doel van de betreffende opdracht.

Artikel 13 – Non-Discriminatie

Bij de search en selectie werkzaamheden van bureau hebben kandidaten, ongeacht leeftijd, sekse, burgerlijke staat, seksuele gerichtheid, levens- of geloofsovertuiging, politieke keuze, ras, etnische afkomst of nationaliteit gelijke kansen, een en ander onverminderd de objectieve en reële functie- eisen en mits de kandidaat ten principale voldoet aan de criteria van de opdracht.

Artikel 14 – Toepasselijk recht en geschillen

14.1. Op alle overeenkomsten tussen het bureau en de opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
14.2. Geschillen zullen in eerste instantie worden beslecht door de bevoegde rechter te Amsterdam.
14.3. Partijen zullen eerst trachten om geschillen in onderling overleg op te lossen, alvorens gerechtelijke stappen te ondernemen.